Wgląd w akta szkody, możliwość i koszty wykonania odpisów i kserokopii dokumentacji znajdującej się w aktach szkody

 

Odnosząc się do kwestii związanych z możliwością wglądu w akta szkody, kosztami wykonania odpisów i kserokopii z akt postępowania likwidacyjnego przekazujemy poniższe wyjaśnienia, które mają na celu w sposób przystępny wyjaśnić przedmiotową problematykę.

Kwestię udostępnienia akt szkodowych osobom zainteresowanym przez zakłady ubezpieczeń w zakresie wszystkich typów ubezpieczeń (dobrowolnych, obowiązkowych) reguluje dyspozycja art. 16 ust. 4 ustawy z dnia 22 maja 2003 r. o działalności ubezpieczeniowej (Dz. U. nr 124 poz. 1151 z późn. zm.). Zgodnie z jego brzmieniem zakład ubezpieczeń ma obowiązek udostępniać ubezpieczającemu, ubezpieczonemu, poszkodowanemu lub uprawnionemu informacje i dokumenty gromadzone w celu ustalenia odpowiedzialności zakładu ubezpieczeń lub wysokość odszkodowania. Osoby te mogą żądać pisemnego potwierdzenia przez zakład ubezpieczeń przekazanych informacji, a także sporządzenia na swój koszt kserokopii dokumentów i potwierdzenia ich zgodności z oryginałem przez zakład ubezpieczeń. Informacje i dokumenty te zakład ubezpieczeń ma obowiązek udostępniać na żądanie wskazanych podmiotów w postaci elektronicznej. Sposób udostępniania informacji i dokumentów, zapewniania możliwości pisemnego potwierdzania udostępnianych informacji, a także zapewniania możliwości sporządzania kserokopii dokumentów i potwierdzania ich zgodności z oryginałem nie może wiązać się z wykraczającymi ponad uzasadnioną potrzebę utrudnieniami dla tych osób, zaś koszty sporządzenia kserokopii oraz udostępniania informacji i dokumentów w postaci elektronicznej ponoszone przez te osoby nie mogą odbiegać od przyjętych w obrocie zwykłych kosztów wykonywania tego rodzaju usług.

Ponadto, zgodnie z art. 25 ust 3 powyższej ustawy zakłady ubezpieczeń mają również obowiązek udostępniania dokumentacji szkodowej uzyskanej z sądów, prokuratury, Policji oraz innych organów. Od dnia 11 lutego 2012 r. obowiązek udostępnienia akt  spoczywa również na Ubezpieczeniowym Funduszu Gwarancyjnym i Polskim Biurze Ubezpieczycieli Komunikacyjnych, a nałożony został przez znowelizowany art. 14 ust. 5 ustawy z dnia 22 maja 2003 r. o ubezpieczeniach obowiązkowych, Ubezpieczeniowym Funduszu Gwarancyjnym i Polskim Biurze Ubezpieczycieli Komunikacyjnych (Dz. U. nr 124, poz. 1152 z późn. zm.).

Dodatkowo od dnia 11 lutego 2012 r. obowiązek udostępniania akt spoczywa również na Ubezpieczeniowym Funduszu Gwarancyjnym i Polskim Biurze Ubezpieczycieli Komunikacyjnych. Regułę tą wprowadziła nowelizacja przepisów ustawy z dnia 22 maja 2003 r. o ubezpieczeniach obowiązkowych, UFG i PBUK, która stanowi wprost (art. 14 ust. 5 i 6), że również Ubezpieczeniowy Fundusz Gwarancyjny i Polskie Biuro Ubezpieczycieli Komunikacyjnych mają obowiązek udostępniać poszkodowanemu lub uprawnionemu informacje i dokumenty gromadzone w celu ustalenia odpowiedzialności za szkodę lub wysokości świadczenia. Osoby te mogą żądać pisemnego potwierdzenia przez UFG lub PBUK udostępnionych informacji, a także sporządzenia na swój koszt kserokopii dokumentów i potwierdzenia ich zgodności z oryginałem, jak również przesłania ich w postaci elektronicznej. Sposób udostępniania informacji i dokumentów, zapewniania możliwości pisemnego potwierdzania udostępnianych informacji, a także zapewniania możliwości sporządzania kserokopii dokumentów i potwierdzania ich zgodności z oryginałem nie może wiązać się z wykraczającymi ponad uzasadnioną potrzebę utrudnieniami dla tych osób, zaś koszty sporządzenia kserokopii oraz udostępniania informacji i dokumentów w postaci elektronicznej ponoszone przez te osoby nie mogą odbiegać od przyjętych w obrocie zwykłych kosztów wykonywania tego rodzaju usług.

W opinii Rzecznika Ubezpieczonych, ustawodawca w art. 16 ust. 4 ustawy o działalności ubezpieczeniowej wyraźnie wskazał, że osobie uprawnionej z umowy ubezpieczenia przysługuje swobodny wgląd w pełną dokumentację szkodową na każdym etapie postępowania prowadzonego przez zakłady ubezpieczeń. Dotyczy to również, na podstawie znowelizowanego art. 14 ust. 5 ustawy o ubezpieczeniach obowiązkowych, wglądu w akta posiadane przez Ubezpieczeniowy Fundusz Gwarancyjny a także Polskie Biuro Ubezpieczycieli Komunikacyjnych.   

Za powyższym twierdzeniem, przemawia wykładnia literalna przepisu - poprzez użycie zwrotu ,,gromadzonew celu ustalenia odpowiedzialności zakładu ubezpieczeń (Ubezpieczeniowego Funduszu Gwarancyjnego, Polskiego Biura Ubezpieczycieli Komunikacyjnych) lub wysokości świadczenia". Innymi argumentami przemawiającymi za możliwością wglądu w akta szkodowe na każdym etapie postępowania likwidacyjnego i sporządzania kserokopii są:

-  zasada jawności w postępowaniu likwidacyjnym, umożliwiającym zapoznanie się uprawnionych osób z materiałami dotyczącymi zdarzenia szkodowego;

-  zapewnienie równości stron poprzez realną możliwość zapoznania się z dokumentacją szkodową;

-  ochrona praw konsumenta w stosunkach z przedsiębiorcą.

Ściśle powiązanym zagadnieniem z prawem wglądu w akta szkodowego jest kwestia swobodnego dostępu do akt oraz kosztów sporządzenia odpisów, kserokopii bądź potwierdzenia ich autentyczności.

Prawo sporządzania odpisów lub kserokopii dokumentów akt szkodowych zostało wyraźnie wskazane w przytoczonych ustawach. Powyższe wskazuje, w opinii Rzecznika Ubezpieczonych, że na obowiązek ubezpieczyciela, a od 11 lutego 2012 r. również Ubezpieczeniowego Funduszu Gwarancyjnego i Polskiego Biura Ubezpieczycieli Komunikacyjnych, składają się dwa aspekty: sposób udostępniania akt szkodowych (wgląd w akta w wybranej przez uprawnionego jednostce organizacyjnej), jak również odpowiednia kalkulacja kosztów sporządzania odpisów lub kserokopii dokumentów.

Pamiętać należy, że wskazane powyżej przepisy mają charakter prokonsumencki, zaś celem ich przyjęcia było wprowadzenie jawności postępowania w zakresie likwidacji szkody oraz zapewnienie faktycznej równości stron umowy ubezpieczenia.

Ustawodawca, co prawda, obciążył kosztami dokonywania odpisów i kserokopii akt szkodowych ubezpieczonych i uprawnionych z umów ubezpieczenia, założył jednocześnie ich minimalizację. Wyraża się to w zapisie, iż udostępnianie akt do wglądu, sporządzanie odpisów i kserokopii nie może wiązać się z wykraczającymi ponad uzasadnioną potrzebę utrudnieniami dla tych osób, zaś koszty sporządzenia kserokopii oraz udostępniania informacji i dokumentów w postaci elektronicznej ponoszone przez te osoby nie mogą odbiegać od przyjętych w obrocie zwykłych kosztów wykonywania tego rodzaju usług (art. 16 ust. 4 ustawy o działalności ubezpieczeniowej.

Przyjęcie zatem zbyt wysokich opłat za odpisy i kserokopie akt szkodowych może wskazywać na prowadzenie przez zakład ubezpieczeń innej zarobkowej działalności gospodarczej, wykraczającej poza katalog czynności ubezpieczeniowych określonych w art. 3 ust. 3 ustawy. Wobec powyższego żądanie od uprawnionych wysokich opłat za dokonanie odpisu lub kserokopii akt szkody jest nieuzasadnione i naraża uprawnionych na nadmierne trudności w realizowaniu swych ustawowo określonych uprawnień.

Na marginesie wskazać należy, że efektem pobierania zbyt wysokich opłat były wystąpienia Rzecznika Ubezpieczonych do Prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów o uznanie omawianego działania zakładu ubezpieczeń za niedozwolone, gdyż narusza obowiązek udzielania konsumentom rzetelnej, prawdziwej i pełnej informacji w rozumieniu art. 23a ust. 2 ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. nr 122, poz. 1319 z późn. zm.), jednocześnie stanowiąc praktykę naruszającą zbiorowe interesy konsumentów.

Zasadność zgłoszonych zarzutów potwierdziło prowadzone przez Prezesa UOKiK postępowanie wobec niektórych zakładów ubezpieczeń.

Reasumując, należy stwierdzić, że ubezpieczającemu, ubezpieczonemu lub innej osobie uprawnionej z umowy ubezpieczenia przysługuje prawo wglądu do akt szkodowych. Uprawnienie wyraża się nie tylko jako możliwość zapoznania się ze zgromadzoną dokumentacją szkodową na każdym etapie postępowania likwidacyjnego, lecz ma szerszy charakter, tj: nie może się łączyć z nadmiernymi utrudnieniami (np. osobie poszkodowanej z Krakowa umożliwia się wgląd w akta w Szczecinie), jak również istnieje możliwość żądania sporządzenia odpisów, kserokopii za cenę nie odbiegającą od typowych cen za tego typu usługi (tzn. ksero) przyjętych na danym rynku lokalnym.

Dodatkowo, jeżeli chcecie Państwo rozszerzyć swoją wiedzę i uzyskać szerszy zakres informacji na omawiany wyżej temat zapraszamy do zapoznania się z następującymi opracowania i treściami:

- Wgląd w dokumentację związaną z likwidacją szkody objętej ochroną ubezpieczeniową - prawo, obowiązek czy możliwość? - PUSiG 7/01

- Krystyna Krawczyk - Problemy zgłaszane Rzecznikowi Ubezpieczonych w związku z ochroną danych osobowych oraz ich dalszym wykorzystywaniem w toku prowadzonych czynności ubezpieczeniowych - Monitor Ubezpieczeniowy nr 42 - czerwiec 2010

- Czy zakład ubezpieczeń ma prawo odmówić poszkodowanemu prawa do zapoznania się ze zgromadzonymi w jego sprawie aktami szkodowymi? Czy poszkodowany może otrzymać kserokopie dokumentów?

W przypadku, gdyby Państwa problemy wymagały szerszego wyjaśnienia zapraszamy do skorzystania z porad ekspertów udzielanych podczas dyżurów telefonicznych. Dyżury te odbywają się od poniedziałku do piątku pod numerem telefonu: 22 333-73-28 w godzinach 8.00 - 16.00 oraz 17.00 - 19.00.


Opracowanie przygotował Aleksander Daszewski, r.pr. koordynator w Biurze Rzecznika Ubezpieczonych, aktualizacji i uzupełnień dokonała Urszula Borowiecka, specjalista w Biurze Rzecznika Ubezpieczonych

 

p3
najczęściej zadawane pytania

p2
Baza ogłoszen

2013 Arkadiusz Słabek. Wszystkie prawa zastrzeżone. Wsparcie techniczne: Photo Graphic Project LTD & Nabilsoft Ltd.